Proces prepúšťania zamestnanca je vždy sprevádzaný emóciami. Mieša sa tu napätie, ktoré by sa dalo krájať, s pocitmi strachu, obáv z budúcnosti či frustrácie.
Je dôležité si uvedomiť, že rovnako, ako je prepúšťanie citlivou a nepríjemnou záležitosťou pre zamestnanca, je citlivou a nepríjemnou aj pre manažéra, ktorý musí informáciu o prepustení odkomunikovať danému zamestnancovi a musí sa vysporiadať s jeho/jej negatívnymi emóciami a často prehnanými a nepredvídateľnými reakciami.
Ak ste sa ako manažér či manažérka v takejto situácii už ocitli, tak poznáte na vlastnej koži, aká frustrujúca a emotívna táto situácia môže byť. Najradšej by ste sa v tej chvíli zriekli vašej role nadriadeného a schovali sa do myšacej diery.
To však možné nie je, a tak vám neostáva nič iné, ako sa s tým vysporiadať. Pomôcť by vám mohla dôsledná príprava, o ktorej píšem nižšie.
Do celého procesu vstupuje aj množstvo ďalších faktorov. Inak sa vám bude komunikovať výpoveď, ak ste ako manažér sám presvedčený o nevyhnutnosti prepustenia a o spôsobe, akým sa firma k tejto „problematike“ stavia.
A pravdepodobne bude vaše nastavenie úplne iné, ak nie ste presvedčený o nutnosti prepustenia zamestnanca a najmä o spôsobe, akým sa to vo firme, v ktorej pracujete, deje.
Oznámenie o skončení pracovného pomeru zamestnanca nie je žiaden priateľský rozhovor o príjemných záležitostiach.
Naopak, je to často veľmi nepríjemný rozhovor. Aj keď by sa mal niesť v priateľskej a korektnej atmosfére. Je veľmi dôležité myslieť na niekoľko vecí vopred – aby oznámenie o výpovedi bolo načasované na správny čas a aby ste ju zamestnancovi oznámili ústne a tvárou tvár a s udaním jasného dôvodu. To je základ.
Nielen čísla robia firmu, to verím, že si všetci plne uvedomujete. Tvoria ju najmä ľudia, vzájomné vzťahy a komunikácia, či už v rámci firmy, alebo smerom k okoliu. Výpoveď väčšinou býva pre zamestnanca poslednou kvapkou v „mori“ problémov.
Výpoveď by však nemala prísť pre zamestnanca nečakane. Rozlúčeniu sa so zamestnancom pravdepodobne predchádzajú problémy a nenaplnené očakávania zo strany zamestnávateľa. Dôvody na prepustenie zamestnanca môžu byť rôzne.
Výpoveď zo strany zamestnávateľa by však nemala byť unáhlená. Ak si je zamestnávateľ vedomý pracovných nedostatkov a problémov u zamestnanca, mali by byť najskôr prediskutované. Následne by zamestnanec mal pred výpoveďou dostať upozornenie a varovanie.
Vždy si sadnite so zamestnancom tvárou v tvár a vysvetlite mu, čo/aký je dôvod, že dostáva výpoveď.
Počítajte s tým, že aj keď budete argumentačne silní, vaše vysvetlenie sa nemusí stretnúť s pochopením na druhej strane. To je v poriadku, treba byť pripravený na to, že vaše oznámenie vyvolá silnú emočnú reakciu, možno odpor, obhajovanie sa, kritizovanie celej firmy a jej vedenia, silácke reči o tom, ako by to daný zamestnanec urobil inak a že je vlastne rád, že odchádza, ohováranie, krik, plač atď.
Snažte sa o to, aby proces výpovede prebehol čo najviac pokojne atmosfére. Každý zamestnanec má právo poznať dôvod výpovede. Nevyčítajte pri výpovedi zamestnancovi, čo vykonával nesprávne (na to ste mali príležitosť počas pracovného pomeru).
Snažte sa o to, aby výpoveď bola vecná, konštruktívna a zrozumiteľná. Na záver je dobré všetko zhrnúť do vety, že zamestnanec nesplnil očakávania spoločnosti, ktoré sa vyžadovali na jeho pozícii. Dôležité informácie zopakujte aj viackrát. Prepúšťaný zamestnanec je v šoku a nemusí ich vnímať.
Ak je výpoveď podpísaná zo strany zamestnanca, o ukončení jeho pracovnej činnosti informujte aj ostatných kolegov. Ak to nespravíte, môže nastať zbytočný informačný šum a zamestnanci si po svojom vysvetlia odchod svojho kolegu.
Odporúčam vám nasledovné – zhromaždite váš tím a oznámte im ukončenie pracovného pomeru so zamestnancom. Nehovorte o dôvode výpovede, ten zostáva medzi vami a zamestnancom.
Oznámte tímu, že firma napreduje a preto hľadá nového človeka na danú pozíciu alebo sa práca dočasne prerozdelí medzi kolegov.
Informujte o prepustení zamestnanca aj klientov, s ktorými zamestnanec komunikoval. Oznámte, že daný zamestnanec odchádza z firmy, ale jeho komunikáciu preberá druhá osoba. Uistite klienta, že bude dostávať ešte lepšie služby než doteraz a osoba, ktorá nahradí daného človeka bude mať na starosti akúkoľvek ďalšiu komunikáciu.
Rozhovor, v ktorom oznamujeme výpoveď si vopred veľmi starostlivo pripravte. Môžete si pripraviť čo poviete, aj to, ako budete reagovať na reakcie zamestnanca. Myslite na papieri, rozhodne vám to pomôže upratať si myšlienky a byť pripravený na všetky alternatívy.
1. Pripravte sa na možný scenár po oznámení výpovede a porozmýšľate nad tým, ako by ste situáciu riešili. Pripravte si svoje reakcie vopred ( napr. ak sa vám zamestnanec začne vyhrážať, ak zamestnanec začne srdcervúco plakať, ak vás bude urážať a hanobiť meno spoločnosti, ak bude žiadať rozprávať s niekým skúsenejším a služobne starším vo firme, ak bude sedieť so založenými rukami a nebude reagovať, ak vstane a začne sa nervózne prechádzať po miestnosti).
2. Na negatívne reakcie, útoky reagujte asertívne, racionálne a konštruktívne. Nenechajte sa strhnúť k emocionálnym prejavom. Nedávajte falošné nádeje a prísľuby.
3. Naplánujte si prepúšťací rozhovor – odporúča sa skôr začiatkom týždňa, pred koncom pracovnej doby, nie pred víkendom alebo sviatkami. Rozhovor by mal byť stručný , mal by trvať 10 až 15 minút. Ak je to možné, vyhnite sa oznámeniu o prepustení tesne pred Vianocami či osobným sviatkom (narodeniny, meniny) zamestnanca. Na druhej strane, neodkladajte to zbytočne. Vhodný deň, kedy oznámiť výpoveď zamestnancovi neexistuje. Odporúča sa utorok. Vtedy má zamestnanec pár dní na to, aby si začal hľadať prácu a má lepší pocit pred víkendom z toho, že pre získanie práce spravil „kus“ práce.
4. Pracujte s pozitívnymi emóciami, prejavte empatiu a pochopenie. Ak k prepusteniu zamestnanca prispela nespokojnosť zamestnávateľa s jeho správaním, schopnosťami alebo postojmi, uistite sa, že tieto dôvody nebude v prepúšťacom rozhovore počuť prvý raz. Musíte si byť istí, že ste pred výpoveďou dali zamestnancovi dostatok možností zlepšiť svoje pracovné návyky a výsledky. Ak treba, v rozhovore tieto príležitosti zhrňte, nikdy však nepridávajte kritiku správania, ktorá ešte nikdy nezaznela.
5. Komunikujte so zamestnancom, aby ste si overili, v akých emóciách a postojoch sa nachádza a mohli mu prípadne pomôcť. Reakcie ľudí na výpoveď sú rôzne. Niektorí si uvedomujú, že výpoveď bola iba otázkou času a príjmu ju. Nerozmýšľajú nad tým prečo dostali výpoveď, ale čo budú ďalej robiť. Treba byť však pripravený aj na nečakané reakcie.
6. Bez ohľadu na váš názor či postoj k prepúšťaniu zamestnanca, nevyhovárajte sa na rozhodnutie manažmentu, vedenia firmy, s ktorým vy nesúhlasíte. Nič užitočné to neprinesie a v zamestnancovi vzbudíte ešte väčší pocit krivdy.
7. Nekritizujte, neriešte slabé stránky prepúšťaného a jeho nedostatky. Urobte rozhovor povzbudzujúcim. Začnite chválou a úprimným uznaním, oceňte nielen správanie a schopnosti zamestnanca, ale aj prínos, ktorý to malo pre firmu. Nepreháňajte, buďte úprimní. Pokojne pridajte príbehy, kedy zamestnanec prejavil svoje schopnosti a priniesol úžitok. Môžete hovoriť o jeho profesionálnom prínose, rovnako aj o jeho ľudských vlastnostiach.
8. Ak máte osobný dôvod oceniť zmestnanca alebo poďakovať mu, rozhodne to urobte. Ak zameriate pozornosť zamestnanca na jeho dobré vlastnosti a na situácie, kedy ich využil, pomôžete mu hľadať si nové zaradenie v súlade s jeho nadaním, talentom, schopnosťami či zručnosťami.
9. Pozorne a s pochopením si vypočujte reakciu zamestnanca, aj keď bude osobná. Dovoľte mu „vyžalovať sa“. Neopakujte objektívne dôvody, podľa možnosti reagujte na osobnej úrovni. Ovládajte svoje emócie, negatívne emócie zamestnanca prijmite s pochopením. Ak prejavuje hnev, prípadne vyhrážky, reagujte asertívne, racionálne a konštruktívne. Nezľahčujte situáciu, dajte najavo, že rozumiete, aké je to pre prepúšťaného človeka ťažké, ale vyvarujte sa tragickému podtónu.
10. Zamestnanec, ktorý už nemá čo stratiť, vám môže poskytnúť cenné informácie o tom, čo jemu a jeho kolegom prekážalo alebo komplikovalo prácu. Otvorte sa tejto kritike, môžete získať cenné rady a inšpiráciu, ako zlepšiť svoju prácu a lepšie viesť tých, ktorí na svojich pracovných miestach zostali.
11. Nenechajte tento rozhovor na personálnom oddelení. Od priameho nadriadeného sa to prijíma ľahšie a je to aj poctivejšie.
Teším sa na vašu spätnú väzbu, vaše vlastné skúsenosti z podobných situácií. Ako ste reagovali? Ako ste postupovali? Čo vám fungovalo a čo naopak nefungovalo? Komentáre mi môžete zanechať priamo pod článkom.
Mgr. Ján Dubnička, ACC (ICF) – brain based coach
Je medzinárodne certifikovaný kouč – International coach federation (ACC). Results Coaching Systems študoval u spoločnosti NeuroLeadership Group a študoval priamo pod vedením „praotca“ koučingu a autora metódy Inner Game – Timothyho Gallweya. Je expert na neuroleadership, koučovanie podľa mozgu, presvedčivú komunikáciu, motiváciu s rešpektom. Nadnárodným spoločnostiam pomáha budovať vysoko efektívne a angažované tímy, jeho rukami prechádzajú mnohí top manažéri, majitelia firiem, politici a športovcom pomáham dosahovať vysoké a stabilné výkony. Je autorom manuálu pozitívneho myslenia „Vytvorte si život, po akom túžite“.